Vagner Luiz Gava, Mauro de Mesquita Spinola, José Manuel Cárdenas Medina y Carlos Antonio Tonini
Esta investigación-acción tiene como objetivo la obtención de los requisitos y modelos del sistema utilizados como punto de partida para el proyecto de software, acentuándose la definición de los requisitos del usuario y de los requisitos funcionales de alto nivel (una vez que es adoptada una solución evolucionaria), con foco sobre todo en la evolución de los requisitos del trabajo cooperativo.
Se buscó dividir cada sesión de presentación (ACT) en dos partes. En la primera, fueron presentados temas para extraer los detalles de la validación y encerramiento (temas que fueron discutidos en la segunda parte de la sesión de la iteración anterior). En la segunda parte de la sesión corriente, nuevos asuntos fueron discutidos (en general, listados en la segunda parte de la sesión de la iteración anterior) siendo sugerido también a los participantes que eligiesen asuntos para discusión en la segunda mitad de la sesión de la iteración siguiente y, así, posibilitar que los artefactos correspondientes fuesen preparados o, por los menos, esbozados para discusión del grupo (Figura 4).
Figura 4 – Dinámica de las iteraciones
Tanto en la primera, como en la segunda parte de la sesión, los artefactos para esta discusión fueron implementados en el paso de implementación de la iteración corriente (Figura 4), con a diferencia que los artefactos de la primera parte fueron detallados para validación, y los artefactos de la segunda parte fueron apenas esbozados, ya que estos estrían aun por detallar. En este paso, también, fueron detallados algunos artefactos para el proyecto y codificación del software, no siendo abordados en este trabajo. Gonçalves et al. (2005) detallan algunos artefactos de implementación del software.
En la iteración corriente, en el paso de análisis y planeamiento, fueron realizadas entrevistas individuales de especificación con uno o más participantes de la sesión sobre lo que fue discutido en la segunda parte de la sesión (o en la primera, caso la especificación fuese insuficiente). Estos artefactos, posteriormente, fueron construidos en el paso de implementación al inicio de la próxima iteración (Figura 4). De ese modo, la próxima sesión contaría con artefacto(s) más adecuado(s) para validar lo que fue discutido en la segunda parte de la sesión anterior, así como permitiría la presentación de nuevos asuntos en su segunda parte.
En el paso de análisis y planeamiento, se verificó, también, la necesidad de realizarse una nueva iteración o si el ciclo podría terminar (cuando el grupo no era más capaz de producir novedades en sus discusiones fue señal de que se consiguió mapear el tema para el cual la investigación fue dirigida).
La primera iteración sirvió para presentación de los participantes del grupo, de los objetivos, de la forma de discusión y los principales artefactos que fueron desarrollados en la fase preliminar para dar inicio a la sesión e implementados en la tecnología utilizada (plataforma WWW), así como de una discusión de los próximos pasos.
La segunda iteración trató de la validación de la navegación de algunas fases, en particular, la formulación de proformas, considerando el aspecto ligado al ambiente multi-laboratorial, además de discutir y detallar el flujograma del proceso de negocio, y discutir las demás fases (más cooperativas). La tercera validó el flujograma y la distribución de tareas y responsabilidades, bien como detalló las fases restantes del proceso de atendimiento.
La cuarta iteración validó las fases discutidas en la tercera iteración, y también discutió la necesidad de creación de objetos para coordinación del trabajo cooperativo (objetos de awareness - coordinación). La quinta iteración validó los artefactos de coordinación y pasó a discutir informes específicos para el andamiento, del trabajo de los participantes de los grupos. Finalmente, la última concluyó con la validación de este ciclo de la investigación-acción, como un todo.
Las figuras 5 y 6 muestran la evolución en el flujograma presentado en las discusiones colectivas con los usuarios por medio del proceso propuesto. Quedó claro, por las observaciones de los participantes, que el flujo inicial levantado en la fase preliminar del proceso (Figura 5), no era representativo de todas las situaciones encontradas en los flujos de atendimiento de los laboratorios.
Así, el mismo debería ser revisado (Figura 6), donde, por ejemplo, la relación entre el material registrado y a realización del trabajo no era necesariamente uno para uno (la ejecución de un o más servicios sobre un material podría ser realizada por uno o más usuarios, dependiendo de la especialización de los mismos en ejecutar determinados servicios).
Figura 5 – Flujograma inicial del proceso
El flujograma de la Figura 6 muestra que, en la fase de registro de material, es posible que los usuarios no tengan especialización adecuada para ejecutar todos los servicios presupuestados, de modo que, en el límite, cada servicio será realizado por un ejecutor diferente (denominada Órdenes de Servicio - OS). Como en este punto ocurre una “división” del flujo, la fase de registro material deberá ofrecer una funcionalidad de distribución de las órdenes de servicio. Una corresponde a una determinada asociación entre uno o más servicios, un material y su respectivo ejecutor. Los usuarios también sugirieron cambiar el nombre de la fase de “Realización de trabajo” para “Inspección/ejecución del servicio”.
Figura 6 – Flujograma final del proceso
También puede ser visto en la Figura 6; que fue creada una nueva fase en el proceso de atendimiento (Composición del documento técnico) y nuevas opciones de navegación del workflow, donde en el detalle del flujo de las tareas, algunos usuarios percibieron que sería necesario separar la funcionalidad de la aprobación del presupuesto (proforma) que se encontraba en la fase del registro del material (Figura 5) y crear una nueva fase entre la formulación de presupuesto y la fase de registro del material para posibilitar a los usuarios hacer un acompañamiento más próximo de las aprobaciones de los presupuestos, inclusive, posibilitando el gerenciamiento de los contactos con los clientes. De este modo, los participantes de la sesión decidieron crear la fase de follow-up.
Figura 7 – Coordinación individual y página principal del software
A Figura 7 muestra un objeto de coordinación individual (que corresponde a la página de entrada/principal del software) necesario para que un dado usuario consiga coordinarse dentro de sus actividades, tomándose consideración el hecho de que el mismo podría poseer varios pedidos abiertos bajo su responsabilidad. Así, fue creado un artefacto de coordinación en el cual los usuarios podrían visualizar todas sus fases pendientes, además de permitir el acceso a las mismas para ejecutar sus respectivas actividades (en el ejemplo de la Figura 7 están listadas todas las pendencias de fases de procesos abiertas relacionadas solamente al usuario “NOME COLABORADOR 1”).
Otro aspecto levantado fue la necesidad percibida por los usuarios de que solamente las informaciones sobre sus propias acciones no serían suficientes para esta coordinación, de modo que para coordinarse, también, era necesario usar mecanismos que les permitiesen recibir una indicación das actividades de los demás usuarios del laboratorio (mecanismos de awareness).
En la Figura 8, este nuevo artefacto de coordinación puede ser visto como: (informe de) pedidos en andamiento (que puede ser acceso en la opción de “Informes internos” de la Figura 7). Como ejemplo, fue usado el pedido 6/06 (Figura 8). Se percibe que este proceso posee algunas fases pendientes que no están con el usuario “NOME COLABORADOR1”, por ejemplo, la fase de Composición del documento está con el “NOME COLABORADOR 4” y la fase de “Elaboración del documento” está con el usuario “NOME COLABORADOR 6”.
Figura 8 – Coordinación con las actividades del grupo
Así, estos dos artefactos (mecanismos de awareness) posibilitarían que el usuario fuese capaz de entender la situación de su actividad, permitiéndole encajarse en el trabajo (proceso de atendimiento), como un todo.
Visando a orientar las conclusiones de esta investigación, se procuró responder las preguntas relativas a esta investigación-acción:
Los instrumentos utilizados para captar la dimensión cooperativa del trabajo corresponden a las técnicas, métodos, conceptos y modelos y son listados a seguir:
El uso de Análisis Colectivo del Trabajo para orientar las iteraciones del grupo en torno de la actividad colectiva actual y simulación de la actividad futura realizada, de los elementos comunes de comunicación, del concepto de modelo mental, de los conceptos de la ergonomía de concepción de análisis de las situaciones de referencia (aquellas encontradas en el comienzo del proyecto) y de las acciones características futuras probables permitirán una evolución de los artefactos desarrollados en la prototipación realizada en esta investigación de modo a colectar, además de los requisitos del trabajo individual de los usuarios, los requisitos del trabajo cooperativo.
Al desarrollar esta investigación-acción, surgieron varias cuestiones emergentes que permitieron detallar los requisitos del trabajo cooperativo para la situación focalizada:
El desarrollo de esta investigación mostró que el proceso propuesto permite el levantamiento de los requisitos más transaccionales del trabajo cooperativo (esto es, de los requisitos derivados de los inter-relacionamientos entre los usuarios) como condición necesaria, pero no suficiente, para alcanzar el objetivo propuesto, pues durante la fase inicial de la implementación del sistema informatizado simulado en este trabajo (no discutido en este artículo) se percibió que el modelo propuesto aún necesita de refinamiento en su aspecto teórico.
Esto ocurre, pues aunque el mismo este siendo implementado de acuerdo con las necesidades del trabajo colectivo levantados durante la simulación del mismo (discutidos en este artigo), se observa que, con el sistema en uso real, el usuario ni siempre consigue entender cuál es, de hecho, su papel en el sistema, ni consigue dejar de utilizar medios alternativos, como registros paralelos, durante la utilización del prototipo funcional, mostrando la necesidad de uso de otros mecanismos de awareness visando facilitar la mudanza de la interacción cara a cara (sesiones de ACT) para la interacción mediada por el software.
Por medio de esta investigación-acción se dieron los primeros pasos para un mapeo entre las características colectivas/cooperativas de un dado trabajo para un sistema de información que lo contendrá (de modo parcial o total).
En función de lo que fue discutido en el ítem anterior, esta investigación deberá continuar durante la implementación de este sistema informatizado visando cubrir las falencias observadas en la aplicación del proceso propuesto en este artículo en el sentido de investigar otros mecanismos que permitan la mudanza de las interacciones cara a cara para las interacciones mediadas por el sistema informatizado en ambientes de trabajo cooperativo.
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